Algemene Privacyverklaring
Privacyverklaring Motor Houtrust BV
Motor Houtrust vind de bescherming van persoonsgegevens heel belangrijk. Daarom verwerken wij uw gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en volgens de richtlijnen van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg)/General Data Protection Regulation (GDPR), die vanaf 25 mei 2018 gehandhaafd wordt. In deze privacyverklaring kunt u hierover meer lezen.
Wie zijn wij:
Deze privacyverklaring is van toepassing voor de volgende entiteiten:
- Motor Houtrust KvK 27164088
Deze privacyverklaring is alleen van toepassing voor bovengenoemde entiteiten en geldt niet voor BMW Group Nederland en de gelieerde entiteiten BMW Nederland B.V., BMW Financial Services B.V. en BMW Holding B.V. Rijswijk of voor ander BMW-, MINI- en Motorradcontractpartners. Op de websites van deze entiteiten vind u hun eigen privacyverklaring.
Uw contactpersoon bij Motor Houtrust is:
Motor Houtrust BV
arnold@motorhoutrust.nl
070-3177177
Prinses Arianelaan 10, 2496 XB DEN HAAG
Privacy Medewerker voor Gegevensbescherming:
Wij hebben een Privacy Medewerker die verantwoordelijk is voor het toezien op de uitvoering van het naleven van de Avg.
De gegevens van deze Privacy Medewerker zijn: Arnold Willebrands – arnold@motorhoutrust.nl
U kunt contact opnemen met deze medewerker wanneer u vragen of klachten heeft over onze naleving van de Avg.
Wat is een persoonsgegeven
Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. U kunt hierbij denken aan uw naam en adres. Maar ook gegevens als uw kenteken of het chassisnummer van uw auto zijn persoonsgegevens, omdat wij die in sommige gevallen kunnen herleiden naar u als persoon.
Grondslag van de verwerking
De Algemene verordening gegevensbescherming geeft in artikel 6 aan dat er een grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens moet zijn. Zonder grondslag mogen er geen persoonsgegevens verwerkt worden. De Algemene verordening gegevensbescherming kent de volgende grondslagen:
- De uitvoering van een overeenkomst
- Een wettelijke verplichting
- Een gerechtvaardigd belang
- Toestemming
- Vitaal belang
Bij een overeenstemming is de vastlegging van persoonsgegevens toegestaan indien er sprake is van o.a. een proefrit, huur van een voertuig, een offerte aanvraag, de koop of het onderhoud van een voertuig, reparatie en vervanging van banden de bestelling van onderdelen accessoires en kleding, het uitvoeren van garantiewerkzaamheden, het afhandelen van schade of het deelnemen aan een georganiseerd evenement.
Onder een wettelijke verplichting valt bijvoorbeeld de tenaamstelling van een voertuig, de verplichting om technische terugroepacties te melden of de financiële bewaarplicht van facturen van 7 jaar.
Bij een gerechtvaardigd belang kunnen we denken aan marketing en reclame, maar ook aan cameratoezicht (diefstalpreventie).
Toestemming wordt gehanteerd indien er geen andere rechtsgrond van toepassing is. Ook wordt er toestemming voor bijvoorbeeld BMW Group Nederland (importeur) gevraagd, wanneer de persoonsgegevens aan de importeur worden doorgegeven.
De verwerking van persoonsgegevens bij vitaal belang speelt wanneer er een ernstig gevaar is voor de gezondheid van de klant of van derden.
Doel en persoonsgegevens
De Algemene verordening gegevensbescherming geeft in artikel 5.1.b aan dat er een doel moet zijn om persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken.
Er zijn verschillende doelen waarvoor wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken. Dit zijn onder andere:
- U maakt een proefrit bij ons of huurt een motor bij ons (grondslag overeenkomst).
- U laat een offerte voor de aanschaf van een motor maken (grondslag overeenkomst).
- U koopt een motor bij ons (grondslag overeenkomst).
- U laat een motor door ons onderhouden (grondslag overeenkomst).
- U laat schade aan uw motor herstellen (grondslag overeenkomst).
- U bestelt onderdelen, accessoires of kleding bij ons (grondslag overeenkomst).
- U neemt deel aan een enquête over onze dienstverlening (grondslag gerechtvaardigd belang)
- U neemt deel aan een evenement dat door ons georganiseerd is.
- U wilt informatie over onze diensten en producten (grondslag gerechtvaardigd belang).
- U wilt onze nieuwsbrief ontvangen (grondslag gerechtvaardigd belang).
- U wilt uitgenodigd worden voor events (grondslag gerechtvaardigd belang).
Indien u een overeenkomst met ons heeft of wij in de precontractuele fase van een overeenkomst zijn (offerte), dan hebben wij het gerechtvaardigd belang u informatie over onze producten en diensten en bedrijf (nieuwsbrieven) te versturen. Tevens mogen wij u uitnodigen voor events, waarbij wij op basis van gerichte informatie die u ons heeft gegeven het passende event voor u kiezen. Indien u deze informatie niet wilt ontvangen, dan kunt u hiervoor bezwaar bij ons indienen (zie recht van bezwaar).
Wanneer wij geen overeenkomst met u hebben of ons niet in de precontractuele fase van een overeenkomst bevinden, dan mogen wij u alleen op basis van toestemming informatie over onze producten of diensten of bedrijf (nieuwsbrief) toesturen. Tevens nodigen wij u alleen op basis van toestemming voor events uit. Indien u dit niet wilt, dan kunt u te allen tijde uw toestemming intrekken (zie toestemming intrekken).
Welke persoonsgegevens
De volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen van u worden vastgelegd:
- Contactgegevens: Naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres.
- Contractgegevens: klantnummer, Teleservices contractgegevens, betalingsgegevens.
- Transactiegegevens en interactiegegevens: informatie over aankopen van producten en diensten, enquêtes en klanttevredenheidsgegevens.
- Andere persoonlijke gegevens: geboortedatum, geslacht, hobby’s en andere persoonlijke voorkeuren.
- Gebruik van website en communicatie: informatie over hoe u de website gebruikt inclusief informatie die zijn verzameld door middel van cookies en andere volgtechnieken (zie Cookiebeleid).
- Gegevens van voertuigfuncties en –instellingen: informatie over de functies en huidige instellingen van uw voertuig (geïdentificeerd op basis van het voertuigidentificatienummer, zoals BMW Teleservices en BMW ConnectedDrive diensten).
Kopie identiteitsbewijs
- T.b.v. een proefrit of de verhuur van een voertuig zullen wij u om een kopie van uw rijbewijs vragen. Deze kopie bewaren wij gedurende de proefrit of de verhuur. Na afloop geven wij u de kopie terug of vernietigen wij deze. Documentnummers, geboortedatum en plaats en informatie over de categorie rijbewijs leggen wij vast in onze systemen zodat wij de verantwoordelijkheid voor overtredingen en schade eventueel naar u kunnen verleggen.
- T.b.v. de tenaamstelling van een voertuig mogen wij u om uw identiteitsbewijs vragen. Wij controleren deze, maar zullen hiervan geen kopie maken. Zonder inzage in uw identiteitsbewijs, kunnen wij het voertuig niet tenaamstellen.
- T.b.v. wettelijke bepalingen, zoals onder andere de Wwft, kunnen wij genoodzaakt zijn een kopie van uw identiteitsbewijs te maken en deze gedurende de wettelijke termijn te bewaren.
Cameratoezicht
Gegevens over uw voertuig
- Kenteken
- Chassisnummer
- Merk en model
- Opties en accessoires
- Onderhoudshistorie
- Eigendomshistorie (tenaamstelling)
Gegevens in uw voertuig
In uw voertuig zijn ook gegevens aanwezig. Hieronder vindt u de categorieën van deze gegevens, met daarna een beschrijving per categorie.
- Operationele voertuiggegevens
- Online diensten
- Online diensten van BMW
- Diensten van derden.
- Gegevens t.b.v. lokalisering van het voertuig.
Operationele voertuiggegevens:
Deze gegevens bestaan uit:
- Afhankelijk van de technische middelen wordt opgeslagen:
- Bedrijfstoestanden van systeemonderdelen (vulniveaus, bandenspanning, accustatus).
- Storingen en defecten in belangrijke systeemonderdelen (remmen, licht).
- Reacties van systemen in bijzondere rijsituaties ( o.a. activering veiligheidssystemen).
- Informatie m.b.t. gebeurtenissen die voertuig schade toebrengen.
- Bij elektrische s voertuigen: laadtoestand van hoog-voltage-accu, geschatte actieradius.
Deze gegevens worden in de volgende gevallen opgeslagen:
- in bijzondere situaties, bijvoorbeeld wanneer het voertuig een storing heeft gedetecteerd;
- bij reparaties en onderhoud kunnen de opgeslagen operationele gegevens worden uitgelezen
en samen met het chassisnummer worden gebruikt. Werknemers van de BMW partner of BMW
dealervestiging of derden (storingsdiensten) kunnen deze gegevens uitlezen;
- bij garantie en maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking kunnen opgeslagen
operationele gegevens ook worden uitgelezen en gebruikt.
In de regel worden deze gegevens uitgelezen door gebruik te maken van de wettelijke voorgeschreven verbinding voor On-Board Diagnosis (OBD) in het voertuig zelf. De uitgelezen operationele gegevens documenteren de technische toestand van het voertuig of van de afzonderlijke onderdelen. Deze gegevens helpen bij diagnose, naleving van garantieverplichtingen en kwaliteitsverbeteringen. Deze informatie en informatie m.b.t. de belasting van onderdelen, technische gebeurtenissen, verkeerde bediening en andere fouten, worden samen met het chassisnummer doorgestuurd naar de importeur BMW Group Nederland en de fabrikant BMW AG in München (Duitsland).
BMW is ook aansprakelijk voor zijn producten. Hiervoor worden ook de operationele gegevens van de voertuigen gebruikt, bijvoorbeeld voor de terugroepcampagnes. Deze gegevens kunnen ook worden gebruikt om de garantieaanspraken en aanspraken op verbeteringen achteraf van klanten te controleren.
Functiegeheugens in het voertuig kunnen tijdens reparaties of onderhoud op uw verzoek worden gereset.
Online diensten van BMW
Met betrekking tot de online diensten van BMW worden de respectievelijke functies op geschikte plaatsen door BMW beschreven (zoals het handboek eigenaar, de BMW Driver’s Guide App, de websites van BMW) met de bijbehorende informatie in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming. Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om online diensten te leveren. De gegevensuitwisseling hiervoor vindt plaats via een beveiligde verbinding. Dit zijn bijvoorbeeld BMW IT-systemen die specifiek voor dit doel zijn ontwikkeld.
Elke verzameling, verwerking of gebruik van persoonsgegevens die/dat verder gaat dan deze dienstverlening, vindt uitsluitend plaats op basis van wettelijke toestemming. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een wettelijk voorgeschreven noodoproepsysteem, een overeenkomst of een verleende toestemming.
Diensten van derden
Als u diensten van andere aanbieders (derden) gebruikt, dan vallen deze diensten onder de verantwoordelijkheid van de respectievelijke aanbieder en zijn deze onderworpen aan de voorwaarden voor gegevensbescherming en gebruiksvoorwaarden van deze aanbieder. Wij hebben geen invloed op de via deze dienst uitgewisselde inhoud.
Wij raden u daarom aan informatie te verkrijgen van deze derde dienstverlener met betrekking tot de aard, het toepassingsgebied en het doel van de verzameling en het gebruik van persoonsgegevens in het kader van de diensten van deze derden.
Gegevens over de locatie van uw voertuig of mobiele apparaat
BMW kan deze locatiegegevens ontvangen tijdens het verstrekken van BMW ConnectedDrive diensten en de BMW Connected App. Deze gegevens worden, in overeenstemming met de gedetailleerde beschrijvingen van de diensten en veiligheidsmaatregelen voor locatiegegevens gebruikt.
Ontvangers en categorieën van ontvangers
Dit zijn partijen die persoonsgegevens van ons krijgen en hier zelf verantwoordelijk over worden. Dit zijn overheidsinstanties als:
- RDW
- Belastingdienst
Financierings- en verzekeringsmaatschappijen als:
- BMW Financial Services
Importeur:
- BMW Group Nederland
ICT dienstverleners:
- Helpdesk
- Data verwerking
Derde landen of internationale organisaties
Wij maken onderdeel uit van de BMW-organisatie, welke wereldwijd opereert. Bij voorkeur worden uw persoonsgegevens binnen de Europese Unie (EU) verwerkt.
Wanneer gegevens buiten de EU worden verwerkt, dan gebruikt BMW standaardcontracten én passende technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen dat uw gegevens op hetzelfde niveau van gegevensbescherming worden verwerkt als binnen de EU.
Ook zijn er landen buiten de EU, zoals bijvoorbeeld Zwitserland waarbij de EU heeft vastgesteld dat het niveau van gegevensbescherming gelijk is aan dat van de EU (adequaatheidsbesluit). Voor deze landen zijn dan geen speciale contracten nodig.
Wanneer u wilt weten in welke landen uw persoonsgegevens verwerkt worden, kunt u met onze Privacy Medewerker contact opnemen.
Bewaartermijn persoonsgegevens
Wij bewaren uw contactgegevens zolang het gerechtvaardigd wederzijds belang dit toe staat.
Wij bewaren uw contract- en transactiegegevens niet langer dan de wettelijke of fiscale bewaartermijn. De financiële bewaartermijn is 7 jaar. Indien er geen wettelijke bewaartermijn is, dan hanteren wij een bewaartermijn tot maximaal 5 jaar na laatste contact- of voertuigdatum.
Wij bewaren voertuiggegevens zolang dit mogelijk is echter zal de koppeling naar de persoonsgegevens verbroken worden zodra er overdracht heeft plaatsgevonden.
Uw rechten als klant
Wanneer er persoonsgegevens van u verwerkt worden heeft u ook rechten volgens de Algemene verordening gegevensbescherming. Deze rechten zijn:
- Recht op informatie:
Op het moment dat wij uw persoonsgegevens verzamelen zijn wij verplicht u te laten weten wie wij zijn, welke gegevens wij van uw verwerken, met welk doel wij deze gegevens verwerken, aan wie wij de gegevens verstrekken, hoe lang we de gegevens bewaren, hoe we de gegevens beveiligen en welke rechten u heeft.
- Recht op inzage:
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien. Het gaat hierbij om de volgende gegevens: de persoonsgegevens die wij van u verwerken, met welk doel wij deze verwerken, aan wie wij de gegevens hebben verstrekt, van wie we de gegevens hebben gekregen en hoe lang we de gegevens bewaren. De inzage krijgt u door mee te kijken in onze systemen of door een overzicht van ons te ontvangen.
- Verzoek om rectificatie:
Wanneer wij niet correcte of niet volledige gegevens van u hebben, heeft u het recht deze te laten corrigeren. Wij zullen deze gegevens aanpassen en de correcties ook doorgeven aan derde partijen die uw gegevens hebben.
- Verzoek om gegevens te wissen:
U heeft het recht dat wij uw persoonsgegevens verwijderen. Wij zullen aan dit verzoek voldoen wanneer wij de gegevens niet langer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze verzameld hebben, u uw toestemming intrekt om de gegevens te gebruiken, wij de persoonsgegevens voor een ander doel gebruiken dan oorspronkelijk aangegeven of wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking.
- Recht van bezwaar:
U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij de gegevens verwerken op grond van ‘gerechtvaardigd belang’ of wanneer u bezwaar maakt tegen direct marketing. In het laatste geval zullen wij de direct marketing onmiddellijk stop zetten. In alle andere gevallen zullen wij eerst een belangenafweging maken.
- Recht van beperking:
U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk stop te zetten wanneer:
- u de juistheid van uw gegevens ter discussie stelt
- de verwerking onrechtmatig is;
- wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar u wil ze voor een rechtsvordering;
- u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking en dit verzoek nog in behandeling is.
- Recht op dataportabiliteit:
U heeft het recht om uw gegevens in een digitaal bestand van ons te krijgen als u daar om vraagt. Dit geldt alleen voor de gegevens die wij van u verwerken met de grondslag overeenkomst of toestemming.
Voor alle bovengenoemde rechten geldt dat moeten kunnen vaststellen dat het verzoek daadwerkelijk van u komt. Dit kan betekenen dat wij u vragen om naar onze vestiging te komen om u te legitimeren. Dit doen wij omdat wij natuurlijk niet willen dat uw gegevens in de handen van een onbevoegde persoon vallen.
U kunt het verzoek tot bovengenoemde rechten indienen via onze Privacy Medewerker.
Wij zullen u een (schriftelijke) bevestiging geven van uw verzoek. Wij zullen binnen 30 dagen aan uw verzoek voldoen. Wanneer wij meer tijd nodig hebben, zullen wij u dit binnen 30 dagen laten weten. De termijn waarin wij aan uw verzoek moeten voldoen, kan met maximaal 2 maanden worden verlengd.
Wanneer wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen, zullen wij u dit met een (schriftelijke) motivatie laten weten.
Toestemming intrekken
Wanneer wij uw gegevens verwerken op de grondslag “Toestemming”, dan kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. U kunt dit kenbaar maken via onze Privacy Medewerker.
Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Dit betekent dat alle verwerkingen van persoonsgegevens die wij eerder op basis van toestemming hebben uitgevoerd rechtmatig blijven.
Wanneer u uw toestemming intrekt, zal de verwerking door ons worden gestaakt, tenzij deze wegens een wettelijke verplichting noodzakelijk is.
Klacht indienen
Als u vragen heeft of een klacht wilt indienen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u eerst contact met ons opnemen. U kunt dit doen via onze Privacy Medewerker.
Wanneer uw vraag of klacht nog steeds niet naar tevredenheid is opgelost, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens, www.Autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. In deze verklaring wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven.
Datum privacyverklaring: 15 mei 2018
Datum laatste wijziging: 6 januari 2021
Vorige versie: 15 november 2018